En muchas farmacias, los turnos se organizan igual desde hace años: tantas personas por la mañana y tantas por la tarde, de lunes a sábado. Pero la demanda no es plana. Hay horas en las que tres personas miran el reloj y otras en las que la cola llega a la puerta. Medir las ventas y los tickets por hora te permite ver ese mapa y mover a tu equipo hacia donde de verdad está el trabajo.
En este artículo verás cómo construir el mapa de calor semanal de tu mostrador, qué ratio usar para dimensionar cada franja y cómo ajustar turnos sin aumentar el coste de personal.
Qué datos necesitas
Todo software de gestión registra la hora de cada ticket. Exporta los tickets de las últimas ocho semanas normales (sin festivos ni campañas extraordinarias) con fecha, hora e importe. Con eso puedes calcular, para cada día de la semana y cada franja horaria:
- Tickets por hora: cuántas atenciones hay en esa franja. Es el mejor indicador de carga de trabajo.
- Ventas por hora: cuánto se factura. Útil para ver qué franjas concentran el negocio.
- Personas en mostrador: cuántos miembros del equipo estaban atendiendo, según el cuadrante de turnos.
El mapa de calor semanal
Organiza los tickets en una tabla con los días en columnas y las horas en filas, y colorea cada celda según su volumen. En una hoja de cálculo basta con un formato condicional. El resultado suele sorprender:
| Franja | Lunes | Martes | Miércoles | Jueves | Viernes | Sábado |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 9:00 – 10:00 | 14 | 11 | 10 | 11 | 12 | 9 |
| 10:00 – 12:00 | 24 | 19 | 18 | 19 | 21 | 23 |
| 12:00 – 14:00 | 20 | 17 | 17 | 16 | 19 | 15 |
| 17:00 – 19:00 | 23 | 18 | 19 | 18 | 21 | — |
| 19:00 – 21:00 | 17 | 14 | 14 | 15 | 15 | — |
Ejemplo ilustrativo de tickets por hora en una farmacia de barrio. El lunes por la mañana y por la tarde concentra más demanda que el miércoles a la misma hora.
El ratio clave: tickets por persona y hora
Ejemplo: de 10:00 a 12:00 del lunes hay 48 tickets (24 por hora) y dos personas en mostrador. El ratio es 48 / (2 × 2) = 12 tickets por persona y hora, una atención cada cinco minutos.
| Resultado | Tickets por persona y hora | Interpretación |
|---|---|---|
| Infrautilizado | < 5 | Hay más personas de las necesarias para atender. Buen momento para tareas internas o para reducir presencia. |
| Equilibrado | 5 – 10 | Tiempo suficiente para atender con consejo y hacer venta cruzada. |
| Saturado | > 10 | Se forman colas, se atiende con prisa y se pierden ventas de consejo. |
Los umbrales dependen de tu tipo de venta: una farmacia con mucha receta y atenciones rápidas tolera más tickets por persona que una con mucha dermocosmética y consejo. Usa el rango como punto de partida y ajústalo a lo que observas.
Cómo ajustar los turnos
- Mueve horas, no personas. Muchas veces basta con adelantar o retrasar una entrada una hora para cubrir el pico de las 10:00 o de las 18:00.
- Escalona las entradas y salidas para que el relevo no coincida con una hora punta.
- Concentra las tareas internas en las horas valle: recepción de pedidos, devoluciones, colocación del lineal.
- Planifica las vacaciones y los descansos con el mapa en la mano: nunca dos ausencias en las franjas más cargadas.
- Prevé un refuerzo móvil: la persona de rebotica que sale a mostrador cuando se forma cola.
Respeta el convenio: cualquier cambio de horario debe ajustarse al convenio colectivo de tu provincia y a lo pactado con cada persona. Plantea los cambios con el equipo y con el mapa de calor delante: entender el porqué facilita mucho el acuerdo.
¿Y el horario de apertura?
El mismo análisis sirve para decidir si compensa abrir antes, cerrar más tarde o hacer jornada continua. Calcula el margen bruto que se genera en la franja dudosa y compáralo con el coste de personal y suministros de mantenerla abierta. Para las guardias tienes un análisis específico en rentabilidad de la guardia nocturna y su calculadora.
Indicadores relacionados
- Ventas por empleado: la productividad anual de tu equipo.
- Tasa de conversión: en horas saturadas suele caer porque se pierde el consejo.
- Ticket medio por franja: si cae en las horas punta, la prisa te está costando ventas.
Errores más comunes
- Usar semanas atípicas (campañas, festivos) para construir el mapa.
- Mirar solo las ventas y no los tickets: un ticket de 200 € no da más trabajo que uno de 20 €.
- Organizar los turnos por costumbre o por preferencia, sin datos.
- Hacer el análisis una vez: la demanda cambia con la estación y con la apertura o cierre de centros de salud cercanos.
Plan de acción: 3 pasos para este mes
- Exporta los tickets de ocho semanas normales y construye el mapa de calor por día y franja.
- Calcula los tickets por persona y hora con tu cuadrante actual y marca las franjas saturadas e infrautilizadas.
- Propón al equipo un único cambio de turno que traslade horas de la franja más tranquila a la más saturada, y mídelo durante un mes.
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